Główne funkcje

Zarządzanie bazą najemców

Wtyczka pozwala na prowadzenie pełnej ewidencji najemców przypisanych do poszczególnych nieruchomości. Dla każdego najemcy możesz zapisać dane osobowe, kontaktowe, informacje o dokumentach tożsamości oraz daty związane z umową najmu. System automatycznie organizuje najemców w dwie kategorie: aktywni i archiwum.

Dane rejestrowane dla każdego najemcy

System przechowuje następujące informacje o najemcy:

Dane osobowe

• Imię
• Nazwisko
• PESEL
• Adres zameldowania

Dane kontaktowe

• Numer telefonu
• Adres email

Dokumenty tożsamości

• Numer dowodu osobistego
• Seria dowodu osobistego

Informacje o najmie

• Przypisana nieruchomość
• Data zakończenia umowy najmu
• Notatki dodatkowe

Walidacja numeru PESEL

System automatycznie sprawdza poprawność numeru PESEL według algorytmu sumy kontrolnej. PESEL musi składać się z dokładnie 11 cyfr. Podczas wpisywania system formatuje pole i po opuszczeniu pola przeprowadza walidację matematyczną. Nieprawidłowy PESEL zostanie odrzucony z komunikatem ostrzegawczym.

System archiwizacji

Wtyczka umożliwia rozwiązywanie umów najmu i przenoszenie najemców do archiwum. Archiwizacja zachowuje wszystkie dane historyczne, ale oznacza najemcę jako nieaktywnego. Do jednej nieruchomości możesz przypisać maksymalnie 6 aktywnych najemców jednocześnie.

Jak korzystać z modułu?

Dostęp do zarządzania najemcami

Po zalogowaniu przejdź na stronę zarządzania najemcami. Zobaczysz dwie zakładki: „Aktywni najemcy” i „Archiwum”. W zakładce z aktywnymi najemcami znajduje się przycisk do dodawania nowych najemców oraz lista wszystkich aktualnych najemców z możliwością wyszukiwania.

Dodawanie nowego najemcy

Kliknij przycisk „+ Dodaj najemcę”, aby otworzyć formularz. Wszystkie pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe i muszą zostać wypełnione przed zapisaniem.

Zacznij od wyboru nieruchomości z listy rozwijanej. Lista zawiera wszystkie Twoje nieruchomości z pełnym adresem. Następnie wprowadź imię i nazwisko najemcy.

Pole PESEL wymaga szczególnej uwagi. Wpisz 11 cyfr numeru PESEL bez spacji i kresek. System automatycznie usunie wszystkie znaki niebędące cyframi. Po wyjściu z pola system sprawdzi poprawność numeru. Jeśli PESEL jest nieprawidłowy, otrzymasz komunikat z prośbą o sprawdzenie cyfr. System nie pozwoli na dodanie dwóch aktywnych najemców z tym samym numerem PESEL.

Wprowadź dane kontaktowe: numer telefonu i adres email. Email musi być w prawidłowym formacie z symbolem @ i domeną.

Pole „Data zakończenia umowy najmu” jest obowiązkowe i musi zawierać datę w przyszłości. System nie pozwoli na zapisanie daty z przeszłości. Ta data służy do monitorowania wygasających umów.

Pozostałe pola są opcjonalne. Możesz wprowadzić numer i serię dowodu osobistego najemcy, adres zameldowania oraz dodatkowe notatki. Notatki mogą zawierać dowolne informacje pomocne w zarządzaniu najmem.

Po wypełnieniu formularza kliknij przycisk „Dodaj najemcę”, aby zapisać dane w systemie.

Przeglądanie listy najemców

Lista aktywnych najemców wyświetla podstawowe informacje w formie tabeli: imię i nazwisko, PESEL, telefon, email oraz przypisaną nieruchomość. Nad tabelą znajduje się pole wyszukiwania, które pozwala na szybkie filtrowanie najemców po dowolnym tekście zawartym w ich danych.

Aby zobaczyć szczegółowe informacje o najemcy, kliknij przycisk „Zobacz” w wierszu z jego danymi. Otworzy się widok ze wszystkimi zapisanymi informacjami oraz sekcją z dokumentami, jeśli zostały dodane.

Edycja danych najemcy

W widoku szczegółowym lub bezpośrednio z listy możesz kliknąć przycisk „Edytuj”, aby otworzyć formularz edycji. Formularz jest identyczny jak przy dodawaniu, ale wypełniony aktualnymi danymi najemcy.

Możesz zmienić dowolne informacje, włącznie z przypisaną nieruchomością czy datą zakończenia umowy. System ponownie sprawdzi poprawność PESEL i nie pozwoli na duplikaty. Po wprowadzeniu zmian kliknij „Zaktualizuj najemcę”.

Zarządzanie dokumentami najemcy

W widoku szczegółowym najemcy znajduje się sekcja „Dokumenty najemcy”. Możesz dodawać pliki związane z najmem, takie jak umowy, protokoły zdawczo-odbiorcze, zgody czy inne dokumenty.

Aby dodać dokument, kliknij „Wybierz plik”, a następnie przycisk „Dodaj dokument”. Każdy dokument może mieć opcjonalny opis. System akceptuje różne formaty plików, ale zalecane są PDF dla dokumentów tekstowych.

Dodane dokumenty są wyświetlane z datą dodania, nazwą pliku i opisem. Każdy dokument możesz pobrać, klikając na jego nazwę, lub usunąć za pomocą przycisku „Usuń”. Usunięcie dokumentu wymaga potwierdzenia.

Rozwiązywanie umowy najmu

Jeśli umowa najmu dobiegła końca lub została rozwiązana przedterminowo, użyj przycisku „Rozwiąż” w widoku najemcy lub bezpośrednio z listy. System poprosi Cię o potwierdzenie tej operacji.

Po rozwiązaniu umowy najemca zostaje automatycznie przeniesiony do archiwum z zapisaną datą rozwiązania umowy. Dane pozostają w systemie, ale najemca nie jest już liczony jako aktywny i nie zajmuje miejsca w limicie 6 najemców na nieruchomość.

Przeglądanie archiwum

W zakładce „Archiwum” znajdziesz wszystkich nieaktywnych najemców. Lista archiwalna działa podobnie do listy aktywnych najemców – możesz wyszukiwać i przeglądać szczegółowe informacje. Najemcy z archiwum nie mogą być edytowani, ale ich dane są dostępne do wglądu i pobierania dokumentów.

Funkcja wyszukiwania

Pole wyszukiwania nad listą najemców działa w czasie rzeczywistym. Wpisując tekst, system natychmiast filtruje listę, pokazując tylko te rekordy, które zawierają wpisaną frazę w imieniu, nazwisku, PESEL, telefonie, emailu lub adresie nieruchomości.

Wyszukiwanie nie rozróżnia wielkich i małych liter, co ułatwia szybkie odnalezienie najemcy. Aby ponownie zobaczyć wszystkich najemców, wyczyść pole wyszukiwania.

Eksport danych

System umożliwia eksport listy najemców do pliku CSV. Funkcja eksportu jest dostępna zarówno dla aktywnych najemców, jak i archiwum. Wyeksportowany plik zawiera wszystkie dane najemców w formacie kompatybilnym z Excelem, z prawidłowym kodowaniem polskich znaków.

Porady praktyczne

Wprowadzając dane najemców, bądź jak najbardziej precyzyjny. Sprawdzaj dokładnie numery PESEL przed zapisaniem – błędny numer uniemożliwi dodanie najemcy.

Regularnie aktualizuj daty zakończenia umów najmu, jeśli przedłużasz umowy z najemcami. Pomaga to w monitorowaniu wygasających kontraktów.

Wykorzystuj pole notatek do zapisywania ważnych informacji, takich jak szczegóły dotyczące kaucji, uzgodnienia specjalne czy historia kontaktów z najemcą.

Pamiętaj o dodawaniu skanów umów najmu i innych dokumentów w sekcji dokumentów. W razie sporu lub kontroli będziesz mieć szybki dostęp do wszystkich plików.

Przy rozwiązywaniu umowy upewnij się, że wszystkie dokumenty zostały pobrane, zanim najemca trafi do archiwum. Choć dokumenty pozostają dostępne w archiwum, bezpieczniej jest mieć lokalną kopię wszystkich ważnych plików.